Преимущества интегрированной системы ПО

ср, 10/31/2018 - 11:05

Benefits

Общие сведения

Все быстрорастущие компании сталкиваются с проблемой выбора оптимальной бизнес-системы для управления своей деятельностью. Правильное планирование процесса внедрения интегрированной системы бизнес-управления зачастую отходит на второй план по сравнению с достижением краткосрочных целей по увеличению дохода. Как следствие, разные подразделения устанавливают разрозненные приложения в разные периоды, что приводит к неэффективной работе процессов и проблемам интеграции ПО. Но как именно возникли эти проблемы, и что можно сделать, чтобы их избежать?

Архитектура типичной разрозненной бизнес-системы

Программная среда в быстрорастущей компании усложняется очень быстро. В самом начале деятельности компании, прежде всего, устанавливают ПО бухгалтерского учета, например QuickBooks, чтобы вести бухгалтерию.

На следующем этапе, чтобы привлечь больше клиентов, компания устанавливает автономную систему для управления сделками, а также отдельные системы для поддержки клиентов. Вопросы управления запасами, управления заказами и фулфилмента решаются с помощью другого ПО и электронных таблиц.

Чтобы добиться максимального роста доходов, многие компании открывают новые представительства и задействуют дополнительные каналы продаж, тем самым усложняя, помимо прочего, процессы интеграции электронной коммерции, регулярного выставления счетов, финансовой консолидации. При этом для поддержки этих процессов используется дополнительное ПО: автономные приложения от различных поставщиков, приложения собственной разработки или электронные таблицы в качестве обходных решений.

Развивая программную среду таким образом, с течением времени компания оказывается в ситуации, когда плохо спланированная архитектура перестает соответствовать даже краткосрочным тактическим целям и при этом не позволяет выполнить эффективное масштабирование в долгосрочной перспективе. Сложная паутина из разрозненных бизнес-систем, так называемый «программный комок шерсти», снижает гибкость, производительность и, в конечном итоге, темпы роста компании.

Бизнес-задачи в контексте разрозненной программной среды

Когда в быстрорастущей компании используется несколько разрозненных приложений, в этой связи приходится решать много бизнес-задач. Причем эти задачи могут быть настолько сложными, что будут мешать росту. Предлагаем вам ознакомиться с пятью основными факторами, мешающими росту бизнеса в компании с разрозненными бизнес-системами:

Неразумное использование трудовых ресурсов. Когда компания находится в режиме роста, каждый сотрудник должен работать с оптимальной отдачей. Если же ваши сотрудники увязли в неэффективных и разрозненных процессах, повышается процент ошибок и отнимается время от выполнения основных обязанностей. В результате такие важные процессы, как обработка заказов, выставление счетов, утверждение расходов и фулфилмент, помимо всего прочего, могут протекать гораздо медленнее и с большим процентом ошибок. Например, ваши сотрудники могут тратить по несколько часов на повторный ввод данных заказов в систему бухучета и выставления счетов, в то время как другие сотрудники пытаются получить эти же данные из CRM-системы для целей исполнения заказов и расчета комиссионных за продажи. Если при этом какие-то заказы отменяются, сотрудникам приходится снова перелопачивать горы информации, чтобы свести все данные воедино. Выполнение таких трудозатратных операций вручную снижает гибкость, которая необходима компании для роста.

Отсутствие доступа к данным в реальном времени. Если программная среда дезинтегрирована и в ней используется несколько дублирующих друг друга баз данных, у вас не будет возможности своевременно получить доступ к данным об эффективности бизнеса. Отчеты, в которых отражена эффективность компании в финансовой сфере, маркетинге, продажах, обслуживании и сфере фулфилмента, чрезвычайно важны для создания комплексной картины деятельности компании. Многие компании просто прекращают собирать эти данные на регулярной основе, т. к. на их получение, извлечение и анализ уходит слишком много времени. И даже если они это делают, бесчисленные часы уходят на увязывание разрозненных, ошибочных и неактуальных данных. В результате компании принимают критически важные решения слишком медленно, на основе неточных данных или, наоборот, торопятся и принимают рискованные решения, руководствуясь одним лишь чутьем.

Сложность и стоимость интеграции. Когда используется большое число разрозненных приложений, ИТ-отделу приходится вкладывать огромное количество времени и средств на их интеграцию, поддержку и обновление. Зачастую приобретение новых версий ставит новые задачи по интеграции и поддержке разных версий ПО для обеспечения их совместной работы. Как следствие, ценное рабочее время сотрудников ИТ-отдела, которое они могли бы потратить на повышение эффективности бизнеса, тратится впустую, а затраты на поддержку ПО возрастают в разы.

Увеличение оттока клиентов. Привлечение клиентов и увеличение доходов — ключевые элементы успешности компании в долгосрочной перспективе. В условиях жесткой конкуренции важно обслуживать клиентов на высоком уровне. В противном случае вы рискуете их потерять. Если клиентам не удается оперативно получить информацию о статусе заказа или своевременно решить свои проблемы либо приходится часто сталкиваться с отсутствием товаров в наличии, они будут недовольны и вряд ли продолжат сотрудничать с вами. Интегрированная система ПО — залог того, что ваши клиенты получат точные данные и обслуживание на высоком уровне и что ваши сотрудники смогут мгновенно получить доступ ко всем данным клиентов, которые им необходимы для продаж и обслуживания.

Преимущества интегрированных программных приложений

Чтобы темпы роста вашего бизнеса соответствовали вашим планам, важно, чтобы используемые в компании бизнес-приложения работали с единой базой кода и базой данных на основе единого бизнес-процесса. Среди преимуществ такого подхода к разработке программной среды — огромная экономия затрат и повышение эффективности бизнеса, в том числе в следующих областях:

Эффективность процессов в организации. В ежедневной деятельности компании приходится управлять несколькими ключевыми процессами, такими как управление заказами, фулфилмент, выставление счетов, прием платежей, утверждение расходов и консолидация финансовых данных, помимо прочего. Автоматизация позволит вам не нанимать новых сотрудников для управления этими процессами и переориентировать сотрудников на более производительные задачи, способствующие росту и инновациям. Независимая аналитическая компания Nucleus Research провела исследование по рентабельности инвестиций, в котором приняли участие пользователи NetSuite, ведущего интегрированного пакета облачных решений. Выяснилось, что в результате его внедрения компании ускорили финансовое закрытие на 50 %, повысили эффективность продаж на 12,5 %, а оборачиваемость складских запасов — на 50 %. В рамках этого же исследования один из пользователей ПО, компания Advantage Sign Supply, смогла сократить время обработки заказов на 66 %.

Значительное повышение доступности данных. Доступность данных в реальном времени важна для своевременного принятия решений. Когда информация находится в открытом доступе и не приходится тратить ресурсы на извлечение и компоновку данных из различных источников, информированность сотрудников растет, и они оперативно принимают более точные решения. Например, благодаря доступности всех бизнес-данных в реальном времени компания König Wheels смогла отслеживать загруженность своих поставщиков и в два раза увеличить объем продаж за четыре года, ежегодно экономя при этом 120 000 долларов.

Серьезная экономия рабочего времени и затрат ИТ-отдела. Когда ИТ-отделу не приходится находить, устанавливать и поддерживать многочисленные системы и обеспечивать их интеграцию, это приводит к значительному сокращению операционных затрат и смещению фокуса сотрудников на повышение эффективности бизнес-операций.

Ускоренный рост. В интегрированной программной среде добавление новых расположений и дополнительных каналов сбыта происходит гораздо быстрее благодаря унификации процессов и данных по управлению заказами и бухучетом. Кроме того, благодаря доступности данных компании могут увеличивать средний чек и наращивать перекрестные продажи по базе имеющихся клиентов. Компания Beyond the Rack, которая была основана в 2009 г., смогла быстро нарастить базу клиентов до 4 миллионов благодаря внедрению интегрированной системы NetSuite OneWorld.

Инновации по инициативе пользователей. Поскольку изменение процессов происходит оперативно, бизнес-пользователи могут применять свои знания для улучшения процессов и приложений и тем самым повышать свою производительность. В то же время у ИТ-отдела освобождается время на решение стратегических задач, что позволяет повысить производительность на основе инновационных программных решений.

Заключение

Почти во всех отраслях промышленности современные компании используют сложные бизнес-системы ПО, чтобы ускорить рост. При этом некоторые из них до сих пор с трудом управляют ростом и затратами из-за разрозненности функциональных систем, которая приводит к образованию узких мест и снижению производительности сотрудников. Пакеты интегрированных бизнес-приложений полностью меняют рабочий процесс и позволяют компаниям решить проблемы, которые не давали им выйти на новый уровень роста и доходов.