Beneficiile unui Sistem Software Integrat

Lun, 10/29/2018 - 14:45

Benefits

Introducere

Fiecare afacere cu o creştere rapidă se confruntă cu decizii referitoare la cel mai bun sistem de afaceri pentru gestionarea operaţiunilor de extindere. Planificarea corectă a unui sistem software  integrat de management al afacerii trece de multe ori pe un plan secund pentru obiectivele de accelerare a veniturilor pe termen scurt. Drept consecință, sunt instalate diverse aplicații disparate, în diferite momente și în diferite zone de funcționare, ceea ce duce la ineficiențe în procesul de afaceri și la provocări pentru integrarea software-ului. În primul rând, cum apar aceste probleme şi cum  pot fi evitate?

Arhitectura unui Sistem de Afaceri Individualizat tipic

O companie în plină dezvoltare poate fi împiedicată rapid de un cadru complex de aplicații. La început, compania va instala un software pentru contabilitate, cum ar fi QuickBooks, care se va ocupa de gestionarea contabilității.

În încercarea de a dobândi mai mulți clienți, companiile instalează sisteme independente pentru oportunități de management, alături de alte sisteme pentru rezolvarea problemelor de asistență clienți. Sistemele de management al inventarului, managementul comenzilor și executarea sunt rezolvate cu software-uri separate și foi de calcul.

Pentru creșterea în continuare a veniturilor, multe companii vor deschide noi locații de birouri și vor îmbrățișa canale suplimentare de vânzări, ceea ce va avea ca rezultat, printre altele, procese mai sofisticate pentru integrarea e-comerțului facturare recurentă, consolidare financiară. Pentru a sprijini aceste procese, software-ul suplimentar de afaceri poate lua forma unor aplicații independente de la diferiți furnizori, aplicații autohtone sau o varietate de soluții de calcul tabelar.

Afacerile care își dezvoltă sistemele în acest mod vor descoperi că au o planificare arhitecturală săracă, care se ocupă sub-optim de nevoile tactice pe termen scurt, dar care în același timp încetinesc evoluția eficientă a companiei pe termen lung. Această rețea încurcată de sisteme software independente de afaceri, denumite adesea "software hairball ", inhibă flexibilitatea, productivitatea, şi în cele din urmă, încetineşte capacitatea de creștere a companiei.

Provocări în afaceri provocate de deținerea unui Sistem de Software independent

Atunci când companiile cu o dezvoltare rapidă dețin mai multe aplicații independente, apar multe probleme de afaceri. Aceste probleme pot deveni atât de severe încât pot paraliza creșterea. Mai jos vă prezentăm pe scurt cinci dintre principalele aspecte care pot împiedica creșterea dumneavoastră, în cazul în care aveți o afacere cu sisteme software independente de afaceri:

Pierderea productivității angajaților: Atunci când compania dumneavoastră se află în creștere, fiecare angajat trebuie să funcționeze la productivitate maximă. Dacă angajații dumneavoastră sunt împiedicați de procese ineficiente și incoerent, acest lucru va duce la sporirea erorilor, ceea ce le va răpi din timpul destinat sarcinilor lor de bază, mai importante. Procese importante cum ar fi procesarea comenzilor, facturarea, aprobarea cheltuielilor și efectuarea lor, pentru a enumera doar câteva, pot solicita mult mai mult timp pentru a fi realizate, și de multe ori sunt efectuate eronat. De exemplu, angajații dvs. pot petrece ore întregi re-introducând manual informațiile în sistemul de contabilitate și de facturare, în timp ce alți angajați extrag aceleași informații din sistemul dvs. CRM pentru îndeplinirea proceselor și pentru a calcula comisioanele de vânzare. Dacă între timp unele comenzi sunt anulate, angajații dvs. trebuie să caute printr-o serie de date pentru reintroduce aceste informații. Astfel de sarcini de muncă intensive și  sarcinile manuale reduc din ritmul de creștere de care are nevoie compania dvs.

Lipsa de vizibilitate în timp real: Atunci când sistemele software sunt ne-integrate, aveți o suprapunere multiplă a  bazelor de date și nu puteți obține cu ușurință o imagine a performanței în afaceri în timp util. Rapoartele care arată performanța financiară, în vânzări, în marketing, în servicii și asupra tuturor departamentelor sunt de o importanță deosebită pentru a vă oferi o viziune integrată asupra  operațiunilor companiei dumneavoastră. Multe companii renunță pur și simplu la obținerea acestor informații în mod regulat, datorită timpului îndelungat necesar pentru colectarea datelor, extragerea și analiza acestora. Pentru cei care o fac, se pierd nenumărate ore încercând să conecteze între ele date fără legătură,  care sunt predispuse la erori, precum și informații neactualizate. Prin urmare, companiile sfârșesc prin al lua decizii critice lent, bazate pe informații inexacte, sau iau decizii pripite și riscante, bazate pe instinct.

Complexitatea şi costul integrării: Cu atât de multe aplicaţii individuale, IT-iștii pierd foarte mult timp și bani pentru integrarea, menținerea și achiziţionarea unor noi versiuni ale acestor aplicaţii. De multe ori, odată ce versiunile noi sunt achiziţionate, este necesar să se efectueze o nouă integrare şi întreţinere pentru toate versiunile diferite de software care lucrează împreună. În consecinţă, timpul preţios al IT-iștilor  care ar putea fi folosit pentru a face afacerea mai productivă este irosit, în timp ce costurile de întreţinere explodează.

Creșterea redusă a numărului de clienți: Obținerea de noi clienţi şi creşterea veniturilor sunt pilonii-cheie pentru continuarea succesului companiei dumneavoastră. Cu o concurență acerbă, este esențial pentru compania dumneavoastră să ofere clientului o experiență excepțională, altfel există riscul ca acesta să facă afaceri în altă parte. Atunci când clienții sunt în imposibilitatea de a obține rapid informații cu privire la starea comenzii sau dacă nu își pot rezolva problemele în timp util, dacă se confruntă frecvent cu lipsa de produse din stoc,  aceștia vor fi mai puțin mulțumiți și este mai puțin probabil că vor continua să cumpere de la dumneavoastră. Un sistem de software integrat asigură obținerea a unor informații corecte de către clienți și iar aceștia, dar și angajații dumneavoastră, vor avea acces instantaneu la toate informațiile de care clienții au nevoie pentru a-i deservi și pentru a vinde.

Avantajele aplicaţiilor software integrate

Pentru a vă menţine afacerea în creştere la ratele înalte pe care le planificaţi, este esenţial să aveţi aplicaţiile de software pentru afaceri integrate, în jurul unei singure baze de coduri, baze de date şi procese de afaceri. Beneficiile proiectării sistemelor dvs. în acest mod conduc la economii enorme de costuri și la o productivitate îmbunătățită a afacerii, inclusiv:

Eficienţa procesului în întreaga organizaţie: Există mai multe procese cheie pe care le puteţi întâlni în operaţiunile zilnice, cum ar fi gestionarea comenzilor, executarea, facturarea, colectarea de numerar,  aprobarea cheltuielilor şi consolidarea financiară, pentru a numi doar câteva. Automatizarea acestor procese vă permite să evitaţi angajarea de noi persoane care altfel ar fi necesare pentru gestionarea aceste procese precum şi redistribuirea personalului în activităţi de valoare mai ridicată. pentru a ajuta afacerea dumneavoastră să inoveze şi să crească. Într-un studiu ROI realizat de o companie de cercetare independentă, Nucleus Research, pentru clienți care folosesc NetSuite, cea mai renumită suită de cloud pentru afaceri integrată, Nucleus a constatat că, prin utilizarea unei program integrat companiile și-au mărit bilanțurile financiare cu până la 50%, creşterea productivităţii în vânzări cu 12,5%, şi creşterea inventarului cu 50%, printre alți indicatori de eficienţă. În acelaşi studiu, un alt client, Advantage Sign Supply, a redus timpul de procesare a comenzii cu 66%.

Vizibilitatea îmbunătățită considerabil: Vizibilitatea în timp real este importantă în luarea de decizii în timp util și în cunoștință de cauză. Atunci când informaţiile pot fi accesate instantaneu de aproape oriunde, fără a irosi resurse pentru extragerea de date şi conectarea unor date din surse diferite, angajaţii sunt mai bine informaţi şi pot lua decizii mai precise și mai rapide. De exemplu, având toate datele de afaceri disponibile în timp real, König Wheels a reuşit să monitorizeze volumul de muncă al furnizorilor lor în timp real şi şi-a dublat activitatea în patru ani, economisind $120.000 anual.

Economii semnificative de timp şi costuri IT: Dacă departamentul IT nu trebuie să se mai ocupe de procurarea, instalarea și menținerea unor sisteme multiple precum și diverse integrări între acestea, se obține o reducere semnificativă în costurile operaționale iar timpul IT poate fi consumat pentru îmbunătățirea operațiunilor de afaceri.

Creșterea accelerată: Cu un sistem software integrat, extinderea în mai multe locații și pe canale de vânzări suplimentare pot fi realizate mult mai rapid, datorită comenzilor unificate și gestionarea unificată a conturilor și a datelor. De asemenea, companiile pot vinde mai eficient sau pot realiza vânzări încrucișate  pentru clienții existenți în baza de date, datorită vizibilităţii îmbunătăţite pe care o obţin. De exemplu pentru Rack, o companie înființată relativ recent, în 2009, a fost posibilă o creștere rapidă, cu deservirea a 4 milioane de clienți, prin implementarea unui sistem integrat, NetSuite OneWorld.

Inovare bazată pe utilizatori: Deoarece modificările procesului de afaceri pot fi implementate rapid, utilizatorii afacerilor de zi cu zi pot folosi experiența lor funcțională pentru a adapta procesele și aplicațiile într-un mod care să le îmbunătățească performanța. În același timp, IT-ul este eliberat de a se concentra pe inițiative strategice care pot adăuga valoare la linia inferioară, prin găsirea de soluții inovative cu valoare adăugată.

Concluzie

Astăzi, companiile din aproape toate industriile folosesc software-uri sofisticate de afaceri pentru a-și alimenta creşterea, dar multe încă se luptă pentru a ţine pasul cu creşterea  şi pentru a gestiona ăn mod eficient, datorită unei „amestecături” de sisteme funcţionale deconectate, care produc blocaje ale procesului şi probleme de productivitate a angajaților. Produse de software integrate pentru afaceri transformă modul în care companiile își derulează activitățile, permiţându-le să depășească problemele de creştere care anterior le-au blocat trecerea afacerii la nivelul următor de creştere profitabilă.