Benefici di un Sistema Software Integrato

Mer, 10/31/2018 - 10:39

Benefits

Introduzione

Ogni impresa a forte crescita è alle prese con decisioni circa il migliore sistema imprenditoriale per la gestione delle proprie operazioni in espansione. Spesso, la corretta pianificazione di un sistema software integrato di gestione aziendale cede il posto agli obiettivi a breve termine di accellerazione delle entrate. Di conseguenza, vengono installate varie applicazioni eterogenee in diversi momenti nel tempo e in varie aree funzionali, causando inefficienze nei processi aziendali e difficoltà nell’integrazione del software. Ma come sono sorti questi problemi e come possono essere evitati? 

Architettura di un Tipico Sistema Aziendale a Compartimenti Stagni (Typical Siloed Business System)

Una compagnia a crescita rapida può presto trovarsi intrappolata in un sistema di applicazioni complesse. Nei loro primi passi, le compagnie installano inizialmente il software di contabilità, come QuickBooks, per la propria gestione contabile.

Successivamente, nel tentativo di acquisire più clienti, le compagnie installano sistemi stand-alone di gestione di opportunità insieme con sistemi separati di risoluzione dei problemi dell’assistenza clienti. I sistemi di gestione dell’inventario, gestione e evasione degli ordini, vengono controllati da software e fogli elettronici di contabilità eterogenei.

Inoltre, per aumentare ulteriormente il fatturato lordo, molte compagnie aprono uffici in nuove location e si rivolgono a canali di vendita supplementari, il che porta tra l’altro a processi più sofisticati di integrazione e-commerce, fatturazione ricorrente e consolidamento finanziario. Al fine di supportare questi processi, esiste del software aziendale aggiuntivo sotto forma di applicazioni stand-alone proveniente da diversi venditori, applicazioni di matrice locale o una varietà di soluzioni alternative ai fogli elettronici di contabilità.

Le imprese che evolvono in questa modalità i propri sistemi nel corso del tempo possono ritrovarsi di fronte a una architettura insufficientemente pianificata la quale gestisce le necessità strategiche a breve termine in modo subottimale, non permettendo alla compagnia una scalabilità efficiente a lungo termine. Questa rete aggrovigliata di sistemi software aziendali a compartimenti stagni (siloed business software systems), spesso nominata “software hairball” (software senza sbocco), inibisce la flessibilità e la produttività, e infine rallenta l’abilità di crescita della compagnia.

Difficoltà Aziendali Causate da un Sistema Software a Compartimenti Stagni (Siloed Software System)

Quando le compagnie a forte crescita dispongono di numerose applicazioni a compartimenti stagni (siloed applications), possono emergere molteplici difficoltà. Queste difficoltà possono diventare talmente gravi da danneggiare la crescita. Ecco un sommario dei cinque problemi principali che possono inibire la crescita se gestite un’impresa attraverso sistemi software d’impresa eterogenei:

Spreco di Produttività dei Dipendenti: Quando la vostra compagnia si trova in modalità di crescita, ogni dipendente deve operare con produttività ottimale. Se, dunque, i vostri dipendenti vengono ostacolati da processi inefficienti e disconnessi, vi sono più errori e viene sottratto tempo alle loro mansioni principali più importanti. Pertanto, i processi più importanti come l’elaborazione degli ordini, la fatturazione, le approvazioni di spese e l’evasione degli ordini, per citarne alcuni, possono richiedere molto più tempo per essere completati, mentre spesso risultano errati.  Ad esempio, i vostri dipendenti potrebbero sprecare ore re-inserendo a mano informazioni nel sistema di contabilità e fatturazione, mentre altri dipendenti ricavano le medesime informazioni dal vostro sistema CRM per i processi di evasione degli ordini e il calcolo delle commissioni sulle vendite. Se, nel frattempo, vengono cancellati degli ordini, i vostri dipendenti devono cercare tra cumuli di dati per riconciliare queste informazioni. Tali compiti laboriosi e manuali riducono l’agilità necessaria alla vostra compagnia ai fini della crescita.

Mancanza di Visibilità in Tempo Reale: Quando i sistemi software non sono integrati, si hanno molteplici banche dati sovrapposte, il che non rende facile il monitoraggio tempestivo della performance aziendale. I resoconti della prestazione nei dipartimenti della finanza, delle vendite, del marketing, del servizio e dell’evasione degli ordini, sono cruciali al fine di avere una visione integrale delle operazioni della propria compagnia. Nonostante ciò, la maggior parte delle compagnie semplicemente rinuncia all’acquisizione delle suddette informazioni su base regolare, a causa della quantità di tempo richiesta dalla raccolta, estrazione e analisi di questi dati. Infatti, chi decide di acquisire le informazioni spreca innumerevoli ore a collegare informazioni disconnesse, soggette a errori e datate. Di conseguenza, le imprese finiscono o per prendere lentamente decisioni critiche, basate su informazioni non accurate, o per prendere decisioni affrettate e rischiose agendo di istinto.

Complessità e Costi di Integrazione: Con tante applicazioni eterogenee, il dipartimento IT spreca una quantità eccessiva di tempo e denaro nell’integrazione, manutenzione e acquisizione di nuove versioni di queste applicazioni. Inolte, spesso dopo l’acquisto di nuove versioni, vi è il bisogno di ulteriore integrazione e manutenzione perchè tutte le diverse versioni di software possano funzionare insieme. Di conseguenza, viene sprecato tempo prezioso dell’IT, il quale potrebbe essere sfruttato per rendere l’impresa più produttiva, mentre al contempo i costi di manutenzione balzano alle stelle.

Aumento del Tasso di Abbandono dei Clienti: L’acquisizione di clienti e la crescita del fatturato costituiscono dei pilastri fondamentali del successo continuato della vostra compagnia. Vista la dura concorrenza, è essenziale che la vostra compagnia fornisca un’eccezionale esperienza cliente per non rischiare che i clienti spostino i propri affari altrove. D’altronde, quando i clienti non hanno accesso immediato alle informazioni dei loro ordini, non possono risolvere problemi tempestivamente, oppure devono spesso far fronte a prodotti fuori scorta, rimangono meno soddisfatti ed è meno probabile che continuino a comprare da voi. Invece, un sistema software integrato assicura che i clienti abbiano corrette informazioni ed esperienza cliente, e che i dipendenti abbiano accesso istantaneo a tutte le informazioni di cui hanno bisogno al fine di servire e vendere ai clienti.

Vantaggi di Applicazioni di Software Integrato

Per continuare a far crescere la vostra impresa con i ritmi veloci che vi siete preposti, è essenziale integrare le applicazioni del software aziendale attorno a un’unica base di codice, banca dati e processo aziendale. I vantaggi di disegnare i propri sistemi secondo questa modalità apportano enormi risparmi di spese e una miglioria nella produttività aziendale, tra cui:

Efficacia nei Processi della Vostra Impresa: Vi sono numerosi processi essenziali nei quali ci si imbatte nelle operazioni giornaliere, come la gestione degli ordini, l’evasione degli ordini, la fatturazione, gli incassi, le approvazioni di spese e il consolidamento finanziario, per citarne alcuni. Automatizzare tali processi vi permette di evitare nuove assunzioni, che altrimenti sarebbero indispensabili per gestire tali processi, e di impiegare il personale in attività dal valore più alto al fine di aiutare la vostra impresa a innovare e crescere. Da uno studio di Ritorno sugli Investimenti (Return Over Investment) condotto dalla società indipendente di analisi Nucleus Research, sui clienti che utilizzano NetSuite, la suite aziendale leader in tutto il mondo di cloud integrato, è emerso che, utilizzando una suite integrata, le compagnie hanno accellerato i propri tempi di chiusura dei conti fino al 50%, hanno incrementato la produttività delle vendite del 12,5% e hanno aumentato il tasso di rotazione del magazzino del 50%, tra gli altri rendimenti. Nello stesso studio, un altro cliente, la Advantage Sign Supply, ha ridotto i tempi di elaborazione degli ordini del 66%.

Visibilità Drasticamente Migliorata: La visibilità in tempo reale è importante nella presa di decisioni tempestive e consapevoli. Quando le informazioni possono essere raggiunte istantaneamente da quasi ovunque, senza sprecare risorse nell’estrazione e il collegamento di dati provenienti da diverse sorgenti, i dipendenti risultano meglio informati e possono prendere decisioni più accurate e veloci. Ad esempio, avendo tutti i dati aziendali disponibili in tempo reale, la König Wheels è stata in grado di monitorare in tempo reale il carico di lavoro dei propri fornitori e di raddoppiare i propri affari in quattro anni, risparmiando $120.000 l’anno.

Risparmio Significativo di Tempo e Costi dell’IT: Non dovendo l’IT procurare, installare ed effettuare la manutenzione di molteplici sistemi, nonché delle varie integrazioni tra di loro, si può osservare una riduzione significativa dei costi operazionali, mentre il tempo dell’IT può essere investito nel migliorare le operazioni aziendali.

Crescita Accellerata: Con un sistema software integrato, l’espansione in più location e canali di vendita aggiuntivi può essere raggiunta molto più velocemente grazie ai processi e i dati di ordini e gestione contabile unificati. Inoltre, le compagnie possono fare up-sell e cross-sell più efficacemente ai clienti esistenti, grazie alla migliore visibilità che ottengono. Beyond the Rack, una compagnia fondata appena nel 2009, è stata in grado di crescere rapidamente e servire 4 milioni di clienti usando il sistema integrato NetSuite OneWorld.

Innovazione Orientata all’Utente: Grazie all’applicazione veloce dei cambiamenti dei processi, gli utenti aziendali di ogni giorno sono in grado di investire la propria esperienza operativa nell’adattamento di processi e applicazioni in tal modo da migliorare la performance. Nel frattempo, l’IT è libero di focalizzare su iniziative strategiche capaci di aggiungere valore al risultato netto creando soluzioni innovative dal valore aggiunto.

Conclusione

Oggi, le compagnie in quasi ogni tipo di industria utilizzano sofisticati software aziendali per promuovere la propria crescita, nonostante molte abbiano tuttora difficoltà nel tenere il passo con la propria crescita e nel gestire i costi efficacemente, a causa di un mosaico di sistemi funzionali disconnessi che provocano un effetto a collo di bottiglia nei processi e nei problemi di produttività dei dipendenti. Al contrario, le suites di software aziendale integrato trasformano il modo in cui le compagnie vengono amministrate, rendendole capaci di superare i problemi di crescita che prima d’ora non permettevano loro di fare il passo successivo per il raggiungimento di una crescita redditizia dei loro affari.