Az integrált szoftverrendszer előnyei

2018. 10. 30., k - 14:41

Benefits

Bevezetés

Minden fejlődő cégnek szembe kell néznie a legjobb üzleti rendszert érintő döntéssel bővülő működési területének kezelése érdekében. Az integrált üzleti menedzsment szoftverrendszer megfelelő tervezése gyakran másodlagos szerepet kap a bevétel rövid távú növelése mellett. Ennek eredményeként a különböző vállalati funkcionális területeken különböző alkalmazásokat telepítenek különböző időpontokban, ami az üzleti folyamatok hatékonyságának csökkenéséhez, valamint a szoftverintegrációval kapcsolatos nehézségekhez vezet. De hogyan jelentkezhetnek ezek a problémák, és hogyan kerülhetők el?

Az elaprózódott üzleti rendszer tipikus felépítése

Egy gyorsan fejlődő cég gyorsan az alkalmazások bonyolult útvesztőjében találhatja magát. Induláskor a cégek a könyvvitel kezelése érdekében először olyan számviteli szoftvereket telepítenek, mint a QuickBooks .

A további ügyfelek szerzése közben a cégek önálló lehetőségkezelő, valamint az ügyféltámogatást megoldó rendszereket építenek ki. A raktározást, a megrendelések kezelését és teljesítését szolgáló rendszereket különálló szoftverek és adattáblázatok szolgálják ki.

A lehető legmagasabb bevétel további növelése érdekében a legtöbb cég új irodákat nyit és újabb értékesítési csatornákat alkalmaz, ami az elektronikus kereskedés , az ismétlődő számlázás, a pénzügyi konszolidáció integrációját stb., támogató folyamatokat tovább bonyolítja. Az ilyen folyamatokat támogató üzleti szoftverek lehetnek különféle értékesítőktől származó önálló alkalmazások, helyi fejlesztésű alkalmazások vagy számos adattáblázatok készítését lehetővé tevő megoldás.

A rendszereiket idővel ily módon kiépítő cégeket rosszul megtervezett architektúra jellemzi, amely a rövid távú taktikai szükségleteket az optimális szint alatt kezeli akadályozva a cég hosszú távú hatékony fejlődését. Az üzleti szoftverrendszerek kibogozhatatlan hálója, amelyet gyakran „szoftverhajcsomónak” is nevezünk, akadályozza a rugalmas működést, csökkenti a hatékonyságot, és végeredményben visszafogja a cég növekedési képességét.

Az elaprózódott szoftverrendszer által okozott üzleti kihívások

Ha a dinamikusan növekvő cégek több elaprózódott alkalmazást használnak, számos üzleti kihívással találják szemben magukat. Ezek olyan súlyosak is lehetnek, hogy megállítják a további növekedést. Íme az öt legfőbb probléma összefoglalója, amelyek cége növekedését gátolják, ha cége egymástól eltérő üzleti szoftverrendszereket alkalmaz:

Az alkalmazottak hatékonyságának pazarlása: Ha cége még a növekedési fázisban van, minden alkalmazottnak a lehető leghatékonyabban kell munkáját elvégeznie. Ha az alkalmazottak munkavégzését a nem hatékony és egymáshoz nem kapcsolódó folyamatok gátolják, az növeli a hibák lehetőségét, és időt vesz el a munkatársak sokkal lényegesebb alapvető feladataitól. Az olyan fontos folyamatok, mint a megrendelések feldolgozása, a számlázás, a költségek jóváhagyása, és a szállítás teljesítése több időt vehet igénybe, és felveti a hibák lehetőségét. Például előfordulhat, hogy az alkalmazottak órákat töltenek azzal, hogy a megrendelésekkel kapcsolatos adatokat kézzel viszik be a számviteli és számlázási rendszerbe, míg más alkalmazottak ugyanahhoz az információhoz az Ön CRM rendszeréből jutnak hozzá saját rendeléseik teljesítése és az értékesítési megbízása kiszámítása érdekében. Ha időközben akár egy megrendelést is törölnek, az alkalmazottaknak egy hatalmas adathalmazt kell átböngészniük az adategyeztetés miatt. Az ilyen munkaerőt igénylő és kézzel elvégzendő feladatok csökkentik a cég növekedéséhez szükséges lendületet.

A valós idejű átláthatóság hiánya: Nem integrált szoftverrendszerek esetében több, egymást átfedő adatbázis létezik, így az adott időpontban fennálló üzleti teljesítmény nem látható. A pénzügyi, értékesítési, marketing, szolgáltató, és szállítási részleg teljesítményét bemutató jelentések jelentősége alapvető ahhoz, hogy átlátható képet kapjon cége működéséről. A legtöbb cég már nem is bajlódik azzal, hogy ezeket az információkat rendszeresen beszerezze, mert az adatok megszerzése, kinyerése és elemzése túl sok időt vesz igénybe. Azok a cégek, amelyek viszont igen számtalan munkaórát pazarolnak az egymással nem összefüggő, hibalehetőséget rejtő és elavult információk összefűzésére. Ily módon a cégek végül vagy nagyon lassan hoznak meg életbevágó, viszont pontatlan adatokon alapuló döntéseket, vagy ösztöneikre hallgatva gyorsan és kockázatot vállalva döntenek.

Az integráció összetétele és költségei: A sok különböző alkalmazás miatt az informatikai részlegen dolgozó munkatársak hihetetlenül sok időt és pénzt pazarolnak az alkalmazások integrálására, karbantartására, és új verziók beszerzésére. Új verzió beszerzése esetén gyakran még nagyobb mértékű integráció és karbantartás elvégzése szükséges ahhoz, hogy a többi különböző szoftververzió együttműködjön a rendszeren belül. Így ez az informatikus munkatársak értékes idejébe kerül, amelyet a cég termelékenységének fokozására is fordíthattak volna, a karbantartási költségek pedig az egekbe szöknek.

Szélesebb ügyfélkör: Az ügyfélszerzés és a bevételek emelkedése cége folyamatos sikerének alapvető építőkövei. A kegyetlen versenyhelyzet miatt alapvetően fontos, hogy cége ügyfeleit kivételes kiszolgálásban részesítse különben azt kockáztatja hogy az ügyfelek más céget keresnek. Ha az ügyfelek nem kapnak gyors tájékoztatást megrendelésük feldolgozásának állapotával kapcsolatban, nem tudják problémáikat időben megoldani vagy az általuk megrendelt árucikkek soha nincsenek raktáron, kevésbé lesznek elégedettek, és valószínűleg kevesebb megrendelést adnak le az Ön cége felé. Az integrált szoftverrendszer biztosítja, hogy az ügyfelek megfelelő információkhoz jussanak, kielégítő kiszolgálásban részesüljenek, és hogy az alkalmazottak azonnal képesek legyenek elérni a szükséges ügyféladatokat az ügyfelek felé történő szolgáltatások és értékesítés fenntartása érdekében.

Az integrált szoftveralkalmazások előnyei

Az előre eltervezett drámai ütemű fejlődés fenntartása érdekében alapvető fontosságú, hogy a cég szoftveralkalmazásai egyetlen kód, adatbázis, valamint üzleti folyamat köré legyenek integrálva. Ha rendszereit ily módon tervezi meg, rengeteg költséget takaríthat meg, cége termelékenysége pedig töretlen lesz:

A cég szervezetén belüli folyamathatékonyság: A napi működés során több olyan kulcsfontosságú folyamat létezik, mint a megrendelések kezelése, a teljesítés, a számlázás, a készpénz beszedése, a költségek jóváhagyása, a pénzügyi konszolidáció stb. Az ilyen folyamatok automatikussá tételével elkerülhető az új munkatársak alkalmazása, amit a folyamatok kezelése tenne egyébként szükségessé, és a jelenlegi munkatársak áthelyezhetők lesznek magasabb értéket közvetítő munkakörbe segítve ezzel a cég innovatív képességeit és növekedését. Egy független elemző cég, a Nucleus Research által elvégzett, a beruházások megtérülését (ROI) vizsgáló tanulmány szerint a világ vezető integrált felhő alapú üzleti alkalmazáscsomagját, a NetSuite-et használó ügyfelek közül az integrált alkalmazáscsomag használatával a cégek 50%-kal felgyorsították a pénzügyi zárást, 12,5%-kal növelték értékesítési hatékonyságukat 50%-kal pedig leltárforgalmukat egyéb hatékonysági mutatók mellett. Egy másik, ugyanebben a tanulmányban szereplő ügyfél, az Advantage Sign Supply 66%-kal csökkentette a megrendelések feldolgozására fordított időt.

Drámaian megnőtt átláthatóság: A valós idejű átláthatóság fontos az időben nyújtott tájékoztatáson alapuló döntések meghozatalában. Ha az információk szinte bárhonnan gyorsan elérhetők anélkül, hogy az adatok előkeresésére, vagy a különböző forrásokból származó adatok összefűzésére erőforrásokat áldozna, az alkalmazottak tájékozottabbak lesznek, így gyorsabban, pontosabb döntéseket hozhatnak meg. Például a König Wheels azzal, hogy az összes üzleti adat elérését valós időben biztosítja képes volt nyomon követni beszállítói leterheltségét, és négy év alatt a cég méretét a kétszeresére növelte éves szinten 120.000 USA dollár megtakarítást realizálva.

Az informatikus munkatársak idejének jobb kihasználása és jelentős költségmegtakarítás: Azzal, hogy az informatikai részlegnek már nem kell több rendszer a beszerzéséről, telepítéséről és a karbantartásáról gondoskodni, valamint a különböző integrációs lehetőségeket megvalósítani jelentős működési költség takarítható meg, az informatikus munkatársak idejét pedig az üzleti működés javítására lehet fordítani.

Felgyorsult növekedés: AZ integrált szoftverrendszer segítségével több helyszín is gyorsabban érhető el és további értékesítési csatornák is működtethetők az egységes megrendelés és könyvelési adatkezelési folyamatoknak köszönhetően. A cégek hatékonyabban hajthatnak végre további, nagyobb értékű értékesítési tranzakciókat és keresztértékesítéseket már meglévő ügyfélbázisukon belül a hatékonyabb átláthatóságnak köszönhetően. A 2009-ben alapított Beyond the Rack gyors fejlődése révén elérte, hogy 4 millió ügyfél részére kínálta szolgáltatásait a NetSuite OneWorld integrált rendszer használatával.

A felhasználók által előmozdított innováció: Mivel a folyamatok módosítása gyorsan megoldható, a mindennapos üzleti felhasználók képesek gyakorlati tudásuk alkalmazására a folyamatok és alkalmazási területek személyre szabása érdekében javítva ezzel a teljesítményt. Eközben az informatikai részleg erőforrásai felszabadulnak, és a stratégiai szempontból lényeges kezdeményezésekre összpontosíthatnak és további hozzáadott értéket teremthetnek innovatív megoldások kiépítésével.

Következtetés

Manapság a cégek szinte minden iparágban összetett üzleti szoftvert használnak növekedésük felgyorsítása érdekében, de sokuk még mindig nehezen tart lépést a növekedési ütemmel, költségkezelésük pedig nem hatékony az egymáshoz nem kapcsolódó funkcionális rendszerek kusza összessége miatt, ami leszűkíti a folyamatokat és termelékenységi problémát okoz az alkalmazottaknak. Az integrált üzleti szoftvercsomagok átalakítják a cégek működését és lehetővé teszik számukra hogy túllépjenek a jövedelmező növekedésüket korábban visszafogó problémákon.