Beneficios de un sistema informático integrado

Mar, 30/10/2018 - 16:45

Benefits

Introducción

Todo negocio con un alto crecimiento debe enfrentarse a la toma de decisiones sobre cuál es el mejor sistema para gestionar la expansión de sus operaciones. A menudo se relega a un segundo plano una planificación adecuada de los sistemas informáticos integrados para gestionar el negocio frente a objetivos a corto plazo que aceleren los ingresos. Como consecuencia, se instalan diversas aplicaciones dispares en varios puntos y áreas funcionales, que dan lugar a fallos a la hora de procesar el negocio y a dificultades para integrar los programas informáticos. Pero, ¿cómo surgieron estos problemas, en primer lugar, y cómo se pueden evitar?

Arquitectura de un sistema empresarial típicamente desfasado

Una empresa de rápido crecimiento puede enredarse rápidamente en un complejo panorama de aplicaciones. Cuando comienzan, las empresas instalan primero programas de contabilidad como QuickBooks para poder llevar sus libros contables

En pos de hacerse con más clientes, las sociedades añaden después por separado sistemas de gestión de oportunidades, junto con otros sistemas independientes para resolver cuestiones de atención al cliente. Los sistemas de gestión de inventario, de cumplimiento y de gestión de pedidos son abordados con programas y hojas de cálculo dispares.

Para aumentar más los ingresos principales, muchas empresas abrirán nuevas oficinas y abarcarán canales de ventas adicionales, lo que dará lugar a procesos más sofisticados para integrar el comercio electrónico , la facturación recurrente y la consolidación financiera, entre otros. El software empresarial adicional para respaldar estos procesos puede adoptar la forma de aplicaciones independientes de diferentes proveedores, aplicaciones de la propia empresa o una variedad de soluciones alternativas de hojas de cálculo.

Los negocios que a lo largo del tiempo desarrollan sus sistemas de esta manera se pueden encontrar con una arquitectura pobremente planificada que maneja sus necesidades tácticas a corto plazo por debajo del nivel óptimo, a la vez que frenan una escalada eficaz a largo plazo. Esta enmarañada red de sistemas informáticos comerciales desfasados, a los que a menudo se hace referencia como “maraña de programas informáticos”, impide la flexibilidad, la productividad y, en última instancia, frena la capacidad que la empresa tiene para crecer.

Dificultades empresariales derivadas de un sistema informático desfasado

Cuando las empresas con un alto crecimiento tienen varias aplicaciones desfasadas, entonces surgen muchas dificultades empresariales, que pueden llegar a ser tan serias que pueden paralizar el crecimiento. Aquí presentamos un resumen de las cinco causas principales que pueden ponerle trabas a su crecimiento si gestiona usted su negocio con sistemas informáticos comercial dispares:

Productividad de empleados malgastada: Cuando su empresa se encuentra en pleno crecimiento, todos los empleados deben trabajar y producir al máximo. Que sus empleados estén desbordados a causa de procesos ineficientes e incoherentes aumenta la posibilidad de que cometan errores, además de que les quita tiempo de sus tareas principales. Completar procesos importantes, como por ejemplo el procesado de pedidos, la facturación, aprobar los gastos y la logística, por mencionar solo algunos, puede requerir mucho más tiempo y además, con frecuencia, se cometen con errores. Por ejemplo, sus empleados pueden estar invirtiendo horas en introducir manualmente información sobre los pedidos en el sistema de facturación y de contabilidad, mientras que otros empleados extraen la misma información de su sistema CRM para completar el procesado de sus pedidos y para calcular las comisiones de las ventas. Si mientras tanto se cancela algún pedido, sus empleados tienen que examinar montones de datos para conciliar de nuevo esta información. Esas tareas manuales y laboriosas reducen la agilidad que su empresa necesita para crecer.

Falta de visibilidad a tiempo real: Cuando los sistemas informáticos no están integrados, usted cuenta con numerosas bases de datos que se superponen, lo que no le permiten tener una visión fácil y oportuna del rendimiento de su negocio. Los informes de resultados financieros, de ventas, marketing, servicios y departamentos de logística son cruciales para darle una visión de conjunto de las operaciones de su empresa. La mayoría de las empresas simplemente renuncian a esta información con regularidad por la cantidad de tiempo que implica obtenerla, extraerla y analizar los datos. Para realizar dichas tareas se malgastan innumerables horas intentando relacionar información inconexa, propensa a errores y pasada de moda. Consiguientemente, las empresas o tardan mucho en tomar decisiones críticas, basándose en información poco precisa, o visceralmente toman decisiones precipitadas y arriesgadas.

Complejidad y coste de integración: Con tantas y tan dispares aplicaciones, los informáticos malgastan una enorme cantidad de tiempo y dinero integrando, manteniendo y adquiriendo nuevas versiones de estas aplicaciones. Muchas veces se compran versiones nuevas, incluso es necesario llevar a cabo operaciones de mantenimiento e integración para que todas las diferentes versiones del software funcionen al unísono. A raíz de ello, los informáticos malgastan un valioso tiempo que bien podrían emplear para hacer que el negocio fuera más productivo, a la vez que se disparan los costos de mantenimiento.

Aumento de rotación de clientes: Adquirir clientes y ampliar los ingresos son los pilares básicos para el éxito continuado de su empresa. Por ser feroz la competencia, es fundamental que la experiencia del cliente con su empresa sea excepcional o se arriesgará a que estos se lleven su negocio a otra parte. Los clientes no estarán satisfechos cuando no les resulte posible obtener rápidamente información sobre el estado de sus pedidos, cuando no puedan solucionar sus problemas en el plazo debido o tengan que enfrentarse con frecuencia con que los pedidos estén agotados y así es menos probable que continúen comprándole a usted. Los sistemas informáticos integrados garantizan que los clientes dispongan de la información y de un servicio adecuados y que sus empleados tengan acceso instantáneo a toda la información que necesitan del cliente para atender y venderles a estos.

Ventajas de las aplicaciones de software integrado

Para que su negocio siga creciendo con las cifras espectaculares que usted planea, es esencial que sus aplicaciones de software comercial estén integradas en una única base de código, base de datos y proceso empresarial. Las ventajas de diseñar sus sistemas de esta manera reportan un ahorro de costes tremendo y mejoran la productividad, incluyendo:

Eficacia del proceso en toda su organización: Hay varios procesos clave a los que debe enfrentarse en sus operaciones diarias, como por ejemplo, a la gestión de los pedidos, a la logística, a la facturación, a la recaudación de cobros, a aprobar gastos y a consolidar las finanzas, por mencionar solo algunos. Automatizar dichos procesos le permitirá no tener que contratar a otras personas para que gestionen dichos procesos y podrá redistribuir al personal para lograr actividades de mayor valor y así contribuir a la innovación y crecimiento de su negocio. En un estudio de rentabilidad llevado a cabo por la casa de analistas independiente Nucleus Research sobre los clientes que emplean NetSuite, el integrado paquete empresarial para la nube líder en el mercado, Nucleus descubrió que, al usar un paquete integrado, las empresas aceleran sus fechas de cierre financiero en un 50%, aumentan la productividad de sus ventas en un 12.5% y aumentan la rotación de stocks en un 50%, entre otras eficiencias. En el mismo estudio, otro cliente, Advantage Sign Supply, redujo su tiempo de procesamiento de pedidos en un 66%.

Visibilidad espectacularmente mejorada: La visibilidad a tiempo real es importante para tomar decisiones oportunamente informadas. Cuando se puede acceder a la información al instante desde casi cualquier parte, sin malgastar recursos en la extracción de datos y en relacionar datos de diferentes fuentes, los empleados están mejor informados y pueden tomar decisiones más precisas y más rápidas. Por ejemplo, al tener todos sus datos empresariales disponibles a tiempo real, König Wheels pudo monitorear el volumen de trabajo de sus proveedores a tiempo real, dobló su negocio en cuatro años y ahorró $120,000 por año.

Importante ahorro de tiempo y costo de los informáticos: Si los informáticos ya no tienen que conseguir, instalar y mantener múltiples sistemas e integrarlos unos con otros, los costes operacionales se reducen considerablemente y, además, los informáticos pueden dedicar su tiempo a mejorar las operaciones comerciales.

Crecimiento acelerado: Con un sistema informático integrado se puede lograr mucho más rápido una expansión a múltiples emplazamientos y canales de ventas adicionales gracias a la unificación de procesos y datos para gestionar la contabilidad y los pedidos. Las empresas también pueden aumentar sus ventas y realizar ventas cruzadas de un modo más eficaz a quienes ya sean sus clientes debido a la mejor visibilidad que obtienen. Beyond the Rack, una empresa que empezó a funcionar recientemente, en 2009, pudo crecer rápidamente para prestarles servicio a 4 millones de clientes desplegando un sistema integrado, el NetSuite OneWorld.

Innovación centrada en el usuario: Debido a que se pueden mejorar rápidamente los cambios de proceso, las personas que utilizan a diario un negocio pueden aplicar su experiencia funcional a procesos y aplicaciones adaptados a ellos, de modo que mejore el rendimiento. Mientras tanto, el informático queda liberado para centrarse en iniciativas de estrategia que pueden añadir valor a los resultados y desarrollar soluciones innovadoras que aporten valor.

Conclusión

Hoy las empresas en prácticamente todos los sectores emplean programas informáticos comerciales sofisticados para estimular su crecimiento pero muchas todavía están luchando por mantener su crecimiento y gestionar los costes de un modo efectivo debido a un batiburrillo de sistemas funcionales desconectados que causan congestiones en los procesos y problemas de productividad de los empleados. Los paquetes de programas informáticos comerciales integrados están transformando el modo en que se gestionan las empresas y les están permitiendo superar un crecimiento latoso que previamente les resultaba un lastre para llevar su negocio al siguiente nivel de crecimiento rentable.