Οφέλη ενός Ενοποιημένου Συστήματος Λογισμικού

Τετ, 11/14/2018 - 15:11

Benefits

Εισαγωγή

Κάθε επιχείρηση υψηλής ανάπτυξης έρχεται αντιμέτωπη με αποφάσεις σχετικά με το ποιο είναι το βέλτιστο επιχειρησιακό σύστημα για τη διαχείριση των επεκτεινομένων λειτουργιών της. Ωστόσο, ο ορθός προγραμματισμός ενός ενοποιημένου συστήματος λογισμικού διαχείρισης επιχειρήσεων συχνά θυσιάζεται για χάρη βραχυπρόθεσμων στόχων επιτάχυνσης των εσόδων. Ως συνέπεια, εγκαθίστανται ποικίλες ετερόκλητες εφαρμογές σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και σε διάφορους λειτουργικούς τομείς, με αποτέλεσμα να προκύπτουν αδυναμίες στις επιχειρησιακές διαδικασίες και δυσκολίες στην ενοποίηση του λογισμικού. Πώς προκύπτουν, όμως, αυτά τα προβλήματα και πώς μπορούν να αποφευχθούν;

Δομή ενός Τυπικού Επιχειρησιακού Συστήματος Κλειστού Τύπου (Typical Siloed Business System)

Μια ταχεία αναπτυσσόμενη εταιρεία μπορεί να βρεθεί γρήγορα παγιδευμένη σε ένα περιβάλλον πολύπλοκων εφαρμογών. Στο ξεκίνημά τους, οι εταιρείες πρώτα εγκαθιστούν ένα λογιστικό λογισμικό, όπως το QuickBooks, για τη λογιστική διαχείριση.

Έπειτα, στην προσπάθεια επέκτασης του πελατολογίου, οι εταιρείες εφαρμόζουν αυτοδύναμα συστήματα διαχείρισης επαφών σε συνδυασμό με ξεχωριστά συστήματα επίλυσης προβλημάτων υποστήριξης πελατών. Τα συστήματα διαχείρισης αποθήκης, εντολών και διεκπεραίωσης παραγγελιών, βασίζονται σε ετερόκλητο λογισμικό και λογιστικά φύλλα.

Για να αυξήσουν τον τζίρο τους, πολλές εταιρείες ανοίγουν γραφεία σε νέες τοποθεσίες και διευρύνουν το δίκτυο πωλήσεων τους, με αποτέλεσμα, μεταξύ άλλων, να προκύπτουν σύνθετες διαδικασίες όσον αφορά στην ενσωμάτωση του ηλεκτρονικού εμπορίου, την επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση και τη χρηματοπιστωτική ενοποίηση. Για να υποστηριχθούν αυτές οι διαδικασίες υπάρχει επιπρόσθετο εμπορικό λογισμικό με τη μορφή αυτόνομων εφαρμογών από διαφορετικούς παρόχους, ενδοεταιρικών εφαρμογών ή διάφορων λύσεων με την χρήση λογιστικών φύλλων. 

Οι επιχειρήσεις οι οποίες, ανά χρονικά διαστήματα, εξελίσσουν τα συστήματά τους κατά αυτόν τον τρόπο, ενδέχεται να παρουσιάζουν μια ανεπαρκή δομή προγραμματισμού, με μέτριο χειρισμό των βραχυπρόθεσμων στρατηγικών αναγκών, εμποδίζοντας παράλληλα την αποτελεσματική κλιμακοποίηση (ανάπτυξη) της εταιρείας σε βάθος χρόνου. Αυτός ο μπερδεμένος ιστός συστημάτων λογισμικού επιχειρήσεων κλειστού τύπου (siloed business software systems), ο οποίος αναφέρεται συχνά ως “software hairball” (αδιέξοδο λογισμικού), αναστέλλει την ευελιξία και την παραγωγικότητα και εν τέλει επιβραδύνει την ικανότητα ανάπτυξης της εταιρείας.

Επιχειρηματικές Δυσκολίες που Προκύπτουν από Σύστημα Λογισμικού Κλειστού Τύπου (Siloed Software System)

Όταν οι εταιρείες υψηλής ανάπτυξης διαθέτουν αρκετές εφαρμογές κλειστού τύπου (siloed applications), προκύπτουν πολλές επιχειρηματικές δυσκολίες. Οι εν λόγω δυσκολίες μπορούν να γίνουν τόσο σοβαρές σε σημείο να πλήξουν την ανάπτυξη. Ορίστε μια σύνοψη των πέντε βασικών προβλημάτων που μπορούν να αναστείλουν την ανάπτυξη, αν η επιχείρησή σας λειτουργεί με ετερόκλητα συστήματα λογισμικού:

Σπατάλη Παραγωγικότητας Εργαζομένων: Όταν η εταιρεία σας είναι σε φάση ανάπτυξης, η παραγωγικότητα του κάθε εργαζόμενου πρέπει να είναι στο βέλτιστο επίπεδο. Αν οι εργαζόμενοί σας χάνουν τον χρόνο τους με αναποτελεσματικές και ασύνδετες διαδικασίες, περισσότερα σφάλματα προκύπτουν και χάνεται χρόνος από πιο σημαντικά βασικά καθήκοντα. Έτσι, οι σημαντικές διαδικασίες, όπως η επεξεργασία παραγγελιών, η τιμολόγηση, οι εγκρίσεις δαπανών και η διεκπεραίωση, μεταξύ άλλων, ενδέχεται να απαιτήσουν πολύ περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθούν και συχνά είναι εσφαλμένες. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοί σας μπορεί να περνούν ώρες εισάγοντας ξανά, χειροκίνητα, τα στοιχεία των παραγγελιών στο σύστημα λογιστικής και τιμολόγησης, ενώ άλλοι εργαζόμενοι ανασύρουν τις ίδιες πληροφορίες από το σύστημα CRM για την διεκπεραίωση παραγγελιών και τον υπολογισμό των προμηθειών επί των πωλήσεων. Επιπλέον, αν στο μεταξύ ακυρωθούν παραγγελίες, οι εργαζόμενοί σας πρέπει να ψάξουν μέσα από όγκους δεδομένων για να αντιστοιχίσουν εκ νέου τα στοιχεία αυτά. Αυτά τα αγχωτικά και χειροκίνητα καθήκοντα περιορίζουν την ευελιξία που απαιτεί η εταιρεία σας ώστε να παρουσιάσει ανάπτυξη.

Έλλειψη Ορατότητας σε Πραγματικό Χρόνο: Όταν τα συστήματα λογισμικού δεν είναι ενοποιημένα, έχετε πολλαπλές επικαλυπτόμενες βάσεις δεδομένων με αποτέλεσμα να μην υπάρχει έγκαιρη εικόνα της απόδοσης της επιχείρησης. Ωστόσο, οι εκθέσεις, που δείχνουν την απόδοση στους τομείς των οικονομικών, των πωλήσεων, του μάρκετινγκ, της εξυπηρέτησης και της διεκπεραίωσης, είναι απαραίτητες ώστε να έχετε ολοκληρωμένη εικόνα των λειτουργιών της εταιρείας σας. Οι περισσότερες εταιρείες πολύ απλά σταματούν να λαμβάνουν τις εν λόγω πληροφορίες σε τακτική βάση εξαιτίας του χρόνου που απαιτείται για τη συλλογή, εξαγωγή και ανάλυση αυτών των δεδομένων. Πράγματι, όσοι επιλέγουν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες, σπαταλούν αμέτρητες ώρες στην προσπάθεια σύνδεσης μη συναφών, επιρρεπών σε λάθη και ξεπερασμένων πληροφοριών. Ως συνέπεια, οι επιχειρήσεις είτε καταλήγουν να λαμβάνουν κρίσιμες αποφάσεις όταν πια είναι πολύ αργά, βασισμένες σε ανακριβείς πληροφορίες, είτε παίρνουν βιαστικές και ριψοκίνδυνες αποφάσεις καθαρά από ένστικτο.

Πολυπλοκότητα και Κόστος Ενοποίησης: Με τόσες πολλές διαφορετικές εφαρμογές, το τμήμα Μηχανογράφησης (ΙΤ) δαπανά υπερβολικό χρόνο και χρήμα για την ενοποίηση, συντήρηση και απόκτηση νέων εκδόσεων αυτών των εφαρμογών.  Επιπλέον, συχνά μετά την αγορά νέων εκδόσεων, απαιτείται περαιτέρω ενοποίηση και συντήρηση προκειμένου όλες οι διαφορετικές εκδόσεις λογισμικού να λειτουργούν μαζί. Συνεπώς, καταναλώνεται πολύτιμος χρόνος, κατά τον οποίο το ΙΤ θα μπορούσε να κάνει την επιχείρηση πιο παραγωγική, ενώ παράλληλα εκτινάσσονται στα ύψη οι δαπάνες συντήρησης.

Αυξημένη Απώλεια Πελατών: Η απόκτηση πελατών και η αύξηση εσόδων αποτελούν βασικούς πυλώνες της συνεχούς επιτυχίας της εταιρείας σας. Δεδομένου του σκληρού ανταγωνισμού, είναι απαραίτητο η εταιρεία σας να παρέχει μια εξαίρετη πελατειακή εμπειρία αν δεν θέλει να ρισκάρει οι πελάτες της να συνεργαστούν με άλλους. Όταν οι πελάτες αδυνατούν να έχουν ταχεία πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της παραγγελίας τους, δεν μπορούν να επιλύσουν προβλήματα εγκαίρως ή συχνά αναγκάζονται να αντιμετωπίσουν έλλειψη αποθέματος σε προϊόντα, τότε μένουν λιγότερο ικανοποιημένοι και είναι λιγότερο πιθανό να συνεχίσουν να αγοράζουν από εσάς. Από την άλλη, ένα ενοποιημένο σύστημα λογισμικού εξασφαλίζει ότι οι πελάτες έχουν σωστή πληροφόρηση και πελατειακή εμπειρία, αλλά και ότι οι εργαζόμενοί σας έχουν άμεση πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται, ώστε να εξυπηρετούν και να πωλούν στους πελάτες σας.

Πλεονεκτήματα Ενοποιημένων Εφαρμογών Λογισμικού

Προκειμένου να εξακολουθεί η επιχείρησή σας να αναπτύσσεται με τους ταχείς ρυθμούς που έχετε θέσει ως στόχο, είναι απαραίτητο οι εφαρμογές επιχειρηματικού λογισμικού σας να έχουν την ίδια βάση κώδικα, αλλά και την ίδια βάση δεδομένων και επιχειρηματική διαδικασία. Τα πλεονεκτήματα του να σχεδιάζετε τα δικά σας συστήματα κατά αυτόν τον τρόπο αποφέρουν τεράστια εξοικονόμηση δαπανών και βελτιωμένη επιχειρηματική παραγωγικότητα, περιλαμβάνοντας:

Αποτελεσματικότητα Διαδικασιών στην Επιχείρησή Σας: Υπάρχουν αρκετές βασικές διαδικασίες που ενδέχεται να συναντήσετε στις καθημερινές σας εργασίες, όπως διαχείριση παραγγελιών, διεκπεραίωση, τιμολόγηση, είσπραξη μετρητών, εγκρίσεις δαπανών και συγκεντρωτικούς οικονομικούς λογαριασμούς, για να αναφέρουμε μερικές. Η αυτοματοποίηση τέτοιων διαδικασιών σας επιτρέπει να αποφύγετε νέες προσλήψεις, οι οποίες θα απαιτούνταν υπό άλλες συνθήκες για τη κάλυψη αυτών των διαδικασιών, και να χρησιμοποιήσετε το προσωπικό σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας, ώστε να βοηθήσετε την επιχείρησή σας να καινοτομήσει και να αναπτυχθεί. Σε μελέτη Απόδοσης Επενδύσεων (Return Over Investment) που διεξήγαγε η ανεξάρτητη εταιρεία αναλύσεων Nucleus Research σε πελάτες που χρησιμοποιούσαν το NetSuite, την κορυφαία παγκοσμίως επιχειρηματική σουίτα ενοποιημένου cloud, βρέθηκε ότι, χρησιμοποιώντας μια ενοποιημένη σουίτα, οι εταιρείες επιτάχυναν την οικονομική εκκαθάριση μέχρι και 50%, αύξησαν την παραγωγικότητα των πωλήσεων κατά 12,5%, και επιτάχυναν την ταχύτητα κυκλοφορίας των αποθεμάτων κατά 50%, μεταξύ άλλων. Στην ίδια μελέτη, ένας άλλος πελάτης, η Advantage Sign Supply, μείωσε τον χρόνο επεξεργασίας των παραγγελιών κατά 66%.

Δραστικά Βελτιωμένη Ορατότητα: Η ορατότητα σε πραγματικό χρόνο είναι σημαντική στη λήψη έγκαιρα τεκμηριωμένων αποφάσεων.  Όταν υπάρχει άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες από σχεδόν παντού, χωρίς σπατάλη πόρων σε εξαγωγή δεδομένων και σύνδεση δεδομένων διαφορετικής προέλευσης, οι εργαζόμενοι είναι καλύτερα πληροφορημένοι και μπορούν να λάβουν πιο ακριβείς και ταχείες αποφάσεις. Για παράδειγμα, καθιστώντας όλα τα επιχειρηματικά δεδομένα διαθέσιμα σε πραγματικό χρόνο, η König Wheels κατάφερε να παρακολουθήσει τον φόρτο εργασίας των προμηθευτών της σε πραγματικό χρόνο και να διπλασιάσει τις δουλειές της μέσα σε τέσσερα χρόνια, εξοικονομώντας παράλληλα $120.000 ετησίως.

Σημαντική Εξοικονόμηση Χρόνου και Δαπανών ΙΤ: Όταν το τμήμα Μηχανογράφησης (ΙΤ) δεν πρέπει να παρέχει, να εγκαθιστά και να συντηρεί πολλαπλά συστήματα, καθώς και τις διάφορες ενοποιήσεις μεταξύ τους, συντελείται σημαντική μείωση στις λειτουργικές δαπάνες, ενώ ο χρόνος του ΙΤ μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη βελτίωση των επιχειρηματικών λειτουργιών. 

Επιταχυμένη ανάπτυξη: Με ένα ενοποιημένο σύστημα λογισμικού, η επέκταση σε πολλαπλές τοποθεσίες και επιπρόσθετα δίκτυα πωλήσεων μπορεί να επιτευχθεί πολύ πιο γρήγορα χάρη στις ενιαίες διαδικασίες διαχείρισης παραγγελιών και λογιστικής καθώς και επεξεργασίας δεδομένων. Επιπρόσθετα, οι εταιρείες μπορούν να επιτύχουν πιο αποτελεσματικά μεγιστοποίηση της αξίας της πώλησης (upselling) και συνδυαστική πώληση (cross-selling) στους υπάρχοντες πελάτες, λόγω της βελτιωμένης ορατότητας που αποκτούν. Η Beyond the Rack, μια εταιρεία που ξεκίνησε μόλις το 2009, ήταν σε θέση να αναπτυχθεί ταχεία και να εξυπηρεί 4 εκατομμύρια πελάτες, χάρη στην εφαρμογή ενός ενοποιημένου συστήματος: του NetSuite OneWorld.

Καινοτομία με Γνώμονα τον Χρήστη: Δεδομένου ότι οι αλλαγές στις διαδικασίες μπορούν να εφαρμοστούν γρήγορα, οι καθημερινοί χρήστες επιχειρήσεων είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν την λειτουργική εμπειρογνωσία τους στην προσαρμογή διαδικασιών και εφαρμογών με τρόπο που να βελτιώνει την απόδοση. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, το ΙΤ αποδεσμεύεται και μπορεί να εστιάσει σε στρατηγικές πρωτοβουλίες που θα προσθέσουν αξία στα καθαρά κέρδη παράγοντας καινοτόμες λύσεις προστιθέμενης αξίας.

Συμπέρασμα

Σήμερα, σχεδόν σε κάθε κλάδο δραστηριοποίησης, οι εταιρείες χρησιμοποιούν προηγμένο επιχειρηματικό λογισμικό για να ενισχύσουν την ανάπτυξή τους, ωστόσο πολλές από αυτές δυσκολεύονται ακόμα να συμβαδίσουν με την ανάπτυξή τους και να διαχειριστούν τις δαπάνες αποτελεσματικά, εξαιτίας ενός συνόλου ασύνδετων λειτουργικών συστημάτων τα οποία προκαλούν συμφόρηση διαδικασιών και προβλήματα παραγωγικότητας των εργαζομένων. Αντίθετα, οι ενοποιημένες επιχειρηματικές σουίτες αλλάζουν τον τρόπο διοίκησης των εταιρειών, επιτρέποντάς τους να ξεπεράσουν τα προβλήματα ανάπτυξης, που προηγουμένως δεν επέτρεπαν να γίνει το επόμενο βήμα στην επίτευξη μιας ακόμα πιο κερδοφόρας ανάπτυξης για την επιχείρηση.