Ползи от Интегрирана Софтуерна Система

Tue, 10/30/2018 - 14:03

Benefits

Въведение

Всеки бизнес с бърз растеж губи време в избор на най-добрата бизнес система за управение на разширяващи се дейности. Правилното планиране на интегрирана софтуерна система за управление на бизнеса, често заема място в краткосрочните цели за увеличаване на приходите. В резултат на това, в различни периоди се инсталират различни, несъответстващи приложения, което води до неефективност на бизнес процесите и затруднения в софтуера. Но как възникват тези проблеми  и как могат да бъдат избегнати?

Архитектура на Типична Насипна Бизнес Система

Една бързо развиваща се фирма може да се заплете в различни сложни програми. Когато започват своята дейност, фирмите първоначално инсталират счетоводен софтуер като QuickBooks , така че да могат да управляват счетоводството си.

В стремежа си да придобият повече клиенти, фирмите по-късно внедряват самостоятелни системи за управление, както и отделни системи за решаване на проблеми свързани с обслужването на клиенти. Управлението на запасите, управлението на поръчки и системите за изпълнението им, се извършват с различни софтуерни приложения или с електронни таблици.

За да се увеличат допълнително приходите от по-висок клас, фирмите ще отворят нови офиси и ще включат допълнителни начини за продажби, което ще доведе до още по-сложни процеси за интегриране на електронната търговия , периодичното фактуриране, финансовата консолидацияи много други. Допълнителният бизнес софтуер за поддръжка на тези процеси може да бъде под формата на самостоятелни приложения от различни производители, собствени приложения или различни алтернативи чрез електронни таблици.

Фирмите, които развиват системите си с течение на времето по този начин, могат да се окажат с лошо планирана информационна архитектура, която се справя краткосрочно с тактическите нужди в някаква степен, като същевременно задържа фирмата от ефективно развитие в дългосрочен план. Тази заплетена мрежа от софтуерни системи, които често се наричат „Софтуерна топка от косми”, намалява гъвкавостта, производителността и в крайна сметка забавя способността на компанията да расте.

Предизвикателства за бизнеса, поради наличие на Насипна Софтуерна Система

Когато компаниите с висок растеж имат различни приложения, възникват много трудности в бизнеса. Тези трудности могат да станат толкова големи, че могат да осакатят растежа. Ето едно резюме на петте основни проблема, които могат да възпрепятстват растежа Ви, ако управлявате бизнес с разнородни системи за бизнес софтуер:

Пропиляна Производителност на Служителите: Когато фирмата Ви е в режим на растеж, всеки служител трябва да работи с оптимална производителност. Ако вашите служители са затънали в неефективни и несвързани процеси, това увеличава грешките и отнема време от по-важните им основни задължения. Важни процеси като обработка на поръчки, фактуриране, одобрение на разходите и изпълнение, за да изброим само няколко, могат да отнемат много повече време за да бъдат завършени, като са чести и грешките. Например, вашите служители могат да прекарват много часове и ръчно да въвеждат информация за поръчките в системата за счетоводство и фактуриране, докато други служители извличат същата информация от вашата CRM система за изпълнение на поръчките и да изчисляват комисионните по продажбите. Ако междувременно поръчките бъдат анулирани, вашите служители трябва да преминат през планини от данни, за да съгласуват отново тази информация. Такива трудоемки и ръчни задачи намаляват гъвкавостта, когато фирмата ви има нужда от растеж.

Липса на Видимост в Реално време: Когато софтуерните системи не са интегрирани, имате няколко припокриващи се бази данни и не можете лесно да получите своевременно представа за бизнес ефективността. Отчетите, показващи ефективността във Вашите отдели за финансиране, продажби, маркетинг, обслужване и изпълнение са от решаващо значение, за да ви дадат цялостен поглед върху дейността на Вашата фирма. Повечето фирми просто се отказват от ползването на тази информация на регулярна основа, поради времето необходимо за намиране, извличане и анализ на тези данни. Тези, които го правят, губят много време, опитвайки се да обвържат заедно несвързана, грешно въведена и неактуална информация. Вследствие на това в крайна сметка се вземат решения критично бавно, основавайки се на неточна информация или се правят прибързани и рисковани решения по инстинкт.

Интеграция по Сложност и Цена: С толкова много различни приложения, информационните технологии губят огромно количество време и пари за интегриране, поддържане и придобиване на нови версии на тези приложения. Често пъти, след като се закупят нови версии, трябва да се извърши интеграция и поддръжка за всички различни версии на софтуера, за да работят заедно. Следователно, ценното време на Информационните Технологии, което може да се използва за да се направи бизнеса по-продуктивен, се губи, докато разходите за поддръжка скачат в небесата.

Увеличаване на Броя на Клиентите: Придобиването на клиенти и ръстът на приходите са основни стълбове за успеха на Вашата фирма. При ожесточена конкуренция е от значение фирмата Ви да осигури пълно удовлетворяване на клиентите или да рискува да ги загуби. Когато клиентите не могат бързо да получат информация за състоянието на поръчките им, не могат да получат своевременно решение на проблемите си или често трябва да търсят стоки които не са на склад, те ще бъдат по-малко доволни и е по-малко вероятно да продължат да купуват от Вас. Интегрираната софтуерна система гарантира, че клиентите имат подходяща информация и удовлетвореност като клиенти и че вашите служители имат незабавен достъп до цялата информация, която им е необходима за обслужване и продажба на Вашите клиенти.

Предимства на Интегрираната Софтуерна Система

За да задържите бизнеса си в рамките на високите стойности на растеж които планирате, важно е да имате интегрирани бизнес софтуерни приложения около една основна програмна среда, база данни и бизнес процес. Предимствата на проектирането на Вашите системи по този начин водят до огромни икономии на разходи и подобрена производителност, включително:

Ефективност на процесите във Вашата фирма:  Има няколко ключови процеса, които може да срещнете в ежедневните си операции като например управление на поръчки, изпълнение, фактуриране, инкасо, одобрение на разходи и финансова консолидация. Автоматизирането на такива процеси ви позволява да избягвате нови разходи, които биха били необходими за управление на тези процедури и към пренасочване на персонала към дейности, за подпомагаме на растежа на бизнеса Ви. В едно проучване на ROI от независимата аналитична фирма Nucleus Research, относно клиентите, използващи NetSuite, водеща световна интегрирана бизнес система за облачен бизнес, Nucleus установи, че чрез използването на интегриран пакет фирмите са намалили времето за счетоводно приключване с до 50%, увеличили са продажбите с 12,5% и са подобрили инвентаризацията с 50%, заедно с други предимства. В същото проучване, друг клиент, Advantage Sign Supply, намалява времето за обработка на поръчки с 66%.

Драматично Подобрена Видимост: Видимостта в реално време е важна при вземането на навременни решения. Когато информацията може да бъде достъпна незабавно от почти навсякъде, без да се губят ресурси за извличане на данни и обвързване на данни от различни източници в едно, служителите са по-добре информирани и могат да направят по-точни и по-бързи решения. Например, като разполагаха с всички данни за бизнеса в реално време, König Wheels успя да следи натовареността на своите доставчици в реално време и да удвои бизнеса си за четири години, като същевременно спести $ 120,000 годишно.

Значително спестяване на времето за Информационни Технологии и намаляване на разходите им: Тъй като отдел Информационни Технологии вече не трябва да доставя, инсталира и поддържа няколко различни системи, както и връзките между тях, може да се реализира значително намаляване на оперативните разходи, докато времето, изразходвано досега, може да се пренасочи за подобряване на бизнес операциите.

Ускорен растеж: С интегрирана софтуерна система, разширяването до много местоположения и допълнителни начини за продажба може да се осъществи много по-бързо, поради обединените процеси и данни за управление на поръчките и счетоводството. Фирмите могат също така да увеличат и продават по-ефикасно към своята съществуваща база от клиенти, поради подобрената видимост, която имат. Отвъд Рафта, една фирма, която започна през 2009 г., успя бързо да се развие и да обслужва 4 милиона клиенти, чрез внедряване на интегрираната система NetSuite OneWorld.

Иновация насочена към Потребителите: Тъй като промените могат да се реализират ежедневно, потребителите могат да предлагат своето мнение, за да подобрят процесите и процедурите по начин, който подобрява ефективността. Междувременно Информационните Технологии се освобождават, за да се съсредоточат към стратегически цели които могат да увеличат крайния резултат, чрез въвеждане на решения с голяма стойност.

Заключение

Днес, фирми във всяка област използват сложен бизнес софтуер, с цел да увеличат растежа си, но много от тях все още се борят да се справят с растежа си и да управляват ефективно разходите си поради огромния дял на несвързаните програмни системи, причиняващи затруднения и проблеми с производителността на служителите. Интегрираните бизнес софтуерни пакети променят начина на работа на фирмите и им позволяват да премахнат проблемите на растежа, които преди това ги спираха от преминаване на следващо ниво на печеливш растеж.